Il WMS, acronimo di Warehouse Management System, è un elemento imprescindibile per qualsiasi azienda, per gestire al meglio il proprio magazzino e le proprie attività di logistica. Nello scenario socio-economico attuale, infatti, nessuna realtà imprenditoriale può permettersi di avere un reparto non pienamente efficiente e il magazzino non fa naturalmente eccezione. Il WMS è la base tecnologica per raggiungere questo obiettivo.
Come dice il nome, il WMS è un software per la gestione del magazzino, attraverso il quale gestire in maniera digitale e automatizzata tutto ciò che riguarda la logistica di un'azienda e, di conseguenza, l'intera supply chain. In particolare, il gestionale di magazzino supporta gli addetti in quasi tutte le attività che sono chiamati a svolgere. Possiamo evidenziare le più comuni, in cui l'aiuto del gestionale di magazzino è ormai ritenuto indispensabile:
Naturalmente, non tutti i WMS sono uguali. Come per la scelta di qualsiasi software, soprattutto quelli aziendali, vanno ricercate le caratteristiche più utili a soddisfare le proprie necessità (che possono essere tante). Ci sono alcune caratteristiche, però, che possiamo considerare trasversali e che, se non oggi nell'immediato futuro, saranno indispensabili per qualsiasi azienda.
La prima è la capacità del gestionale di magazzino di interfacciarsi con tutte le tecnologie e i device per il data capture e l'identificazione automatica. In parole povere il WMS deve essere in grado di "parlare" con tutti i dispositivi per l'acquisizione dati (terminali e scanner barcode, terminali e scanner RFID, portali RFID, robot collaborativi mobile ecc.) e tutte le tecnologie attraverso cui questo scambio dati avviene (Wi-Fi, Sistemi RTLS in Ultra-Wide Band, bluetooth ecc.). Questo è fondamentale sia perché già oggi il magazzino può essere dotato di tutte queste tecnologie e questi dispositivi sia perché, naturalmente, un Warehouse Management System non si cambia ogni anno e deve essere sempre pronto a innovazioni tecnologiche del magazzino in cui opera.
Altra caratteristica fondamentale è la flessibilità. Un gestionale di magazzino deve essere sempre aggiornabile e scalabile, ovvero deve essere possibile aggiungere o togliere funzionalità a seconda delle esigenze dell'azienda e di come queste possono cambiare nel corso degli anni.
La vera caratteristica che va ricercata oggi in un warehouse management system racchiude tutte quelle finora esposte e cioè che il WMS deve essere Evoluto, ossia realizzato specificamente sulle necessità reali delle aziende di oggi, come vedremo nel prossimo paragrafo.
La vera differenza che sussiste tra i WMS tradizionali e quelli di tipo evoluto consiste nel modo in cui sono concepiti. I gestionali di magazzino tradizionali, infatti, tipicamente offrono un certo numero di funzioni di base, organizzate in moduli da acquistare a seconda delle necessità. Queste funzionalità sono da considerarsi standard per ciascun cliente che, nel caso volesse delle personalizzazioni, dovrebbe pagarle non poco. Questi software per la gestione del magazzino, in sostanza, si dimostrano poco flessibili e non in grado di rispondere ai cambiamenti poiché sono perfetti per le necessità cristallizzate in un preciso momento e per aziende molto simili ma ogni azienda è diversa dall'altra e i tempi cambiano molto velocemente. Altro elemento tipico dei WMS tradizionali è quello di funzionare su server locale attraverso l'installazione del software su ogni macchina col risultato di occupare molto spazio di archiviazione e rallentare le operazioni.
I WMS evoluti, invece, ribaltano il paradigma di base. Software come Eagle Management System (EMS) vengono realizzati in modalità "Taylor Made", ovvero cucite a mano sulle esigenze specifiche del cliente, non su quelle di un'altra azienda. Non solo, il software sarà sempre all'avanguardia attraverso costanti aggiornamenti (la cui installazione non precluderà la possibilità di utilizzare il sistema gestionale). Altra caratteristica fondamentale dei warehouse management systems evoluti è quella di essere compatibili con tutte le tecnologie e i dispositivi per l'acquisizione dati. Questo li rende il fulcro di un sistema di gestione integrata del magazzino in cui i dati che ogni tecnologia o dispositivo raccoglie confluiscono in un unico grande e potente cervello. Il punto di maggiore rottura che i WMS evoluti portano rispetto a quelli tradizionali è rappresentato dal fatto che i primi funzionano totalmente in cloud e il loro utilizzo attraverso l'acquisto di licenze utente. Questo è particolarmente importante perché di fatto, l'azienda cliente non ha necessità di avere un server, non è costretta a impegnare spazio di archiviazione dati e non dovrà installare proprio nulla. Dall'altra parte però avrà sempre a disposizione online un sistema WMS personalizzato, sempre aggiornato, e dalle performance eccezionali.
Gestire il magazzino con un software evoluto vuol dire ridurre i costi ed eliminare i colli di bottiglia nei flussi logistici. In altre parole aumenta la produttività e, con essa l'efficienza, aziendale.