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WMS: che cos'è e a cosa serve?


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Il Warehouse Management System (WMS) è un elemento imprescindibile per qualsiasi azienda, per gestire al meglio il proprio magazzino e le proprie attività di logistica. Nello scenario socio-economico attuale, infatti, nessuna realtà imprenditoriale può permettersi di avere un reparto non pienamente efficiente e il magazzino non fa naturalmente eccezione. Il WMS è la base tecnologica per raggiungere questo obiettivo.

 

A cosa serve il WMS?

 

Come dice il nome, il WMS è un software per la gestione del magazzino, attraverso il quale gestire in maniera digitale e automatizzata tutto ciò che riguarda la logistica di un'azienda. In particolare, il WMS supporta gli addetti in quasi tutte le attività che sono chiamati a svolgere. Possiamo evidenziare le più comuni, in cui l'aiuto del gestionale di magazzino è ormai ritenuto indispensabile:

  • Identificazione automatica della merce: nel momento in cui un articolo entra in magazzino, la prima attività che viene svolta è quella di identificarlo attraverso la lettura del codice a barre o del tag RFID. Quel dato viene inviato in tempo reale al WMS che aggiorna le voci corrispondenti.
  • Giacenze, scorte e riordini: il WMS aziendale "contiene" tutte le informazioni relative agli articoli presenti in magazzino, tra cui il numero di pezzi presenti e la soglia sotto la quale la scorta in giacenza viene ritenuta insufficiente ed è necessario un riordino di quell'articolo. Tutti questi dati vengono aggiornati in tempo reale in base all'ingresso o all'uscita degli articoli, al ricevimento di ordini, alla preparazione di spedizioni e altri fattori.
  • Attività di picking: quando viene preparato un ordine, gli addetti alla logistica prelevano dagli scaffali gli articoli presenti nella "lista di prelievo", per ogni articolo viene effettuata la lettura del codice a barre identificativo e, in automatico, il WMS riceve l'informazione dal terminale e aggiorna i dati relativi a quell'articolo.
  • Attività di inventario: il WMS è un alleato preziosissimo nel momento in cui è necessario svolgere un inventario di un magazzino o di una parte di esso, poiché ha già "in pancia" tutti i dati relativi ai codici identificativi, al numero di pezzi, alle giacenze e alle posizioni di ciascun articolo. Questi dati quindi vengono semplicemente richiamati in sede di inventario.
  • Allocazione degli articoli: in base alle logiche di prelievo e di rotazione degli articoli di un determinato magazzino, il WMS "consiglia" la migliore posizione in cui allocare un articolo, un collo o un pallet e conserva questa informazione affinché sia sempre a disposizione degli addetti di magazzino.
  • Logiche di rotazione e movimentazione articoli: seguendo logiche basate sulle necessità dell'azienda, il WMS permette di ottimizzare i tempi di movimentazione della merce. Alcuni esempi di tale logica sono il FIFO (First in - first out, il primo prodotto a entrare in magazzino sarà il primo a uscire), LIFO (last in - first out, l'ultimo articolo a entrare in magazzino sarà il primo a uscire), FEFO (First ended or expired - first out, il primo prodotto in via di esaurimento o scadenza sarà il primo a uscire).
  • Report e statistiche: il WMS, in base ai dati costantemente aggiornati che elabora, è in grado di fornirci tutta una serie di analytics e statistiche relative ai flussi del magazzino per valutarne il grado di efficienza e, eventualmente, intervenire per apportare cambiamenti.
 

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WMS: quali caratteristiche deve avere

 

Naturalmente, non tutti i WMS sono uguali. Come per la scelta di qualsiasi software, soprattutto quelli aziendali, vanno ricercate le caratteristiche più utili a soddisfare le proprie necessità. Ci sono alcune caratteristiche, però, che possiamo considerare trasversali e che, se non oggi nell'immediato futuro, saranno indispensabili per qualsiasi azienda.
La prima è la capacità del gestionale di magazzino di interfacciarsi con tutte le tecnologie e i device per il data capture e l'identificazione automatica. In parole povere il WMS deve "parlare" con tutti i dispositivi per l'acquisizione dati (terminali e scanner barcode, terminali e scanner RFID, portali RFID, robot collaborativi mobile ecc.) e tutte le tecnologie attraverso cui questo scambio dati avviene (Wi-Fi, Sistemi RTLS in Ultra-Wide Band, bluetooth ecc.). Questo è fondamentale sia perché già oggi il magazzino può essere dotato di tutte queste tecnologie e questi dispositivi sia perché, naturalmente, un Warehouse Management System non si cambia ogni anno e deve essere sempre pronto a innovazioni tecnologiche del magazzino in cui opera.
Altra caratteristica fondamentale è la flessibilità. Un WMS deve essere sempre aggiornabile e scalabile, ovvero deve essere possibile aggiungere o togliere funzionalità a seconda delle esigenze dell'azienda e di come queste possono cambiare nel corso degli anni.
La vera caratteristica che va ricercata oggi in un WMS racchiude tutte quelle finora esposte e cioè che il WMS deve essere Evoluto ossia realizzato specificamente sulle necessità reali delle aziende di oggi, come vedremo nel prossimo paragrafo.

 
 
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WMS evoluto vs WMS tradizionale

 

La vera differenza che sussiste tra i WMS tradizionali e quelli di tipo evoluto consiste nel modo in cui sono concepiti. I gestionali di magazzino tradizionali, infatti, tipicamente offrono un certo numero di funzionalità organizzate in moduli da acquistare a seconda delle necessità. Queste funzionalità sono da considerarsi standard per ciascun cliente che, nel caso volesse delle personalizzazioni, dovrebbe pagarle non poco. Questi WMS, in sostanza, si dimostrano poco flessibili e non in grado di rispondere ai cambiamenti poiché sono perfetti per le necessità cristallizzate in un preciso momento e per aziende molto simili ma ogni azienda è diversa dall'altra e i tempi cambiano molto velocemente. Altro elemento tipico dei WMS tradizionali è quello di funzionare su server locale attraverso l'installazione del software su ogni macchina col risultato di occupare molto spazio di archiviazione e rallentare le operazioni. 

 

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Come funziona un WMS evoluto?

I WMS evoluti, invece, ribaltano il paradigma di base. Software come Eagle Mag vengono realizzati in modalità "Taylor Made", ovvero cucite a mano sulle esigenze specifiche del cliente, non su quelle di un'altra azienda. Non solo, il software sarà sempre all'avanguardia attraverso costanti aggiornamenti (la cui installazione non precluderà la possibilità di utilizzare il WMS). Altra caratteristica fondamentale dei WMS evoluti è quella di essere compatibili con tutte le tecnologie e i dispositivi per l'acquisizione dati. Questo li rende il fulcro di un sistema di gestione integrata del magazzino in cui i dati che ogni tecnologia o dispositivo raccoglie confluiscono in un unico grande e potente cervello. Il punto di maggiore rottura che i WMS evoluti portano rispetto a quelli tradizionali è rappresentato dal fatto che i primi funzionano totalmente in cloud e il loro utilizzo attraverso l'acquisto di licenze utente. Questo è particolarmente importante perché di fatto, l'azienda cliente non ha necessità di avere un server, non è costretta a impegnare spazio di archiviazione dati e non dovrà installare proprio nulla. Dall'altra parte però avrà sempre a disposizione online un WMS personalizzato, sempre aggiornato, e dalle performance eccezionali. 

 
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