Centralizzare il processo di stampa delle etichette di identificazione dei prodotti rappresenta una scelta estremamente vantaggiosa per qualsiasi azienda sotto molteplici aspetti, questi riguardano sia benefici economici che di processo, oltre, naturalmente, ad una maggiore accuratezza dell'intera attività di etichettatura.

Partiamo dal principio: come si fa a rendere digitale e centralizzato l'intero processo di etichettatura di un'azienda? È necessario dotarsi di un software di gestione della stampa di etichette, il più usato e apprezzato è Label Management System di NiceLabel, ma ne esistono diverse versioni a seconda delle esigenze di stampa. Questo software permette di gestire attraverso un'unica piattaforma tutto il processo di stampa. Di fatto, dal punto di vista dell'utente, è un'interfaccia grafica che permette in maniera estremamente intuitiva e facile, di disegnare le proprie etichette e i propri layout e di richiamarli e modificarli ogni qualvolta se ne ha necessità. È possibile gestire le differenti lingue in cui l'etichetta verrà stampata (a seconda del Paese in cui verrà commercializzato il prodotto). Inoltre, i dati che l'etichetta dovrà contenere possono essere importati da un file o da una sincronizzazione col sistema gestionale aziendale. Naturalmente, dalla stessa piattaforma sarà possibile programmare i lanci delle stampe, anche da remoto per un numero elevato di stampanti dislocate in tutto il mondo.

Come detto, uno dei vantaggi principali è legato allo snellimento dell'intero processo di etichettatura. Quest'ultimo, gestito in maniera centralizzata, permette di creare in maniera veloce e facile tutti i layout delle etichette identificative, scegliendo di volta in volta quello che serve. Un'azienda, infatti, può avere diverse tipologie di etichetta che possono differire tra loro anche di particolari minimi. Inoltre, gestendo in questo modo il processo, non è necessaria la stampa manuale che, al contrario, avviene in maniera centralizzata e automatizzata. Questo comporta il coinvolgimento di meno figure aziendali, ad esempio il reparto IT non verra più "bloccato" dalla stampa delle etichette.

I motivi appena citati lasciano già intendere quali possano essere i benefici in termini economici per chi decide di affidarsi a un processo di etichettatura digitalizzato. Primo fra tutti, un grande risparmio di tempo (e quindi di denaro), minore impiego dei vari reparti aziendali e, assolutamente fondamentale, un abbattimento totale delle etichette errate e, pertanto, da ristampare. Si tratta di voci di costi nascosti, di cui spesso non ci si rende neppure conto dell'ordine di grandezza né della provenienza.

Una delle domande che più angoscia i decisori delle aziende nel momento in cui decidono di digitalizzare il processo di etichettatura è relativa allo spazio di archiviazione dei file relativi a template, etichette e quant'altro. La risposta si chiama cloud, i software di gestione della stampa di etichette, come NiceLabel, infatti sono utilizzabili totalmente in cloud attraverso l'acquisto di licenze, non andando quindi a impattare minimamente sulle infrastrutture IT dell'azienda.