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Registro visitatori in azienda: come dirgli addio


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Il registro dei visitatori in azienda rappresenta per molte imprese un vero e proprio piccolo incubo quotidiano con cui scontrarsi. In principio fu il GDPR a far alzare l'asticella dell'attenzione relativa alla procedura d'accesso dei visitatori in azienda, dei quali bisognava raccogliere i dati ma garantendone allo stesso tempo la privacy. Da oltre un anno, purtroppo, si è aggiunta la pandemia e la comprensibile necessità di tenere traccia di qualsiasi persona entri o esca dall'azienda e di poter risalire in qualsiasi momento allo storico delle presenze.

 

I limiti del registro dei visitatori in azienda

 

È abbastanza lampante che il classico registro cartaceo dei visitatori in azienda non possa assolvere a questi due importanti compiti. Lo scenario tipico cui ci si trova di fronte quando si arriva in un'azienda che si affida a questo tipo di registrazione dei propri visitatori è un quaderno, o peggio una risma di fogli pinzati assieme, in cui in ogni riga è scritto il nome del visitatore, l'azienda, l'orario di ingresso e, quando ci si ricorda di farglielo compilare, l'orario di uscita. Naturalmente questo registro dei visitatori presenta diversi limiti, tra cui:

 
  • Assenza di privacy: chiunque arriva in azienda al momento della registrazione può vedere chi ci è stato prima di lui, in totale contraddizione col GDPR;
  • Mancanza di igiene: una serie di fogli o un quaderno di carta non possono essere sanificati in nessun modo, il visitatore è costretto a toccare pagine già toccate da chi lo ha preceduto;
  • Necessità della presenza degli addetti alla reception: per evitare che il registro sia sempre a disposizione di tutti, spesso lo si affida al/alla receptionist. Questo impone che se il visitatore arriva mentre la reception è "vacante" per qualsiasi motivo passerà senza registrazione;
  • Impossibilità di controllare in tempo reale le presenze: con la pandemia è diventato fondamentale sapere in ogni istante chi è presente in azienda. Un registro cartaceo, per sua natura, non fornisce questa funzionalità. 
  • Volatilità dei dati: se il registro visitatori, per qualsiasi motivo, andasse perduto o venisse danneggiato sarebbe impossibile recuperare i dati relativi alle presenze in azienda.
 
 

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Automatizzare la procedura accesso visitatori in azienda

 

Questi sono solo alcuni dei punti deboli di una accoglienza di clienti e ospiti basata sull'utilizzo di un registro visitatori in azienda cartaceo. Tuttavia si tratta di un elenco già ampiamente sufficiente per comprendere che la soluzione è quella di digitalizzare la procedura di accesso dei visitatori in azienda, automatizzandola. Oggi, per i motivi esposti fin qui, è fondamentale affidarsi a un sistema per la gestione dell'accoglienza dei visitatori in azienda che garantisca la sicurezza e la privacy dei visitatori e che, allo stesso tempo, metta al riparo l'azienda e i suoi dipendenti da rischi di sanzioni o, peggio, sanitari. Un sistema di questo tipo, come ad esempio Reception, è composto da un terminale di tipo kiosk, e da una stampante di badge, connessi tra loro e coordinati da un apposito software.

 
 
 
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Ma come funziona la procedura d'accesso dei visitatori in azienda? Quando l'ospite arriva inserisce attraverso il kiosk i propri dati. Una volta confermati, il software lancia la stampa di un badge univoco e, da quel momento in poi, si considera iniziata la visita. Addirittura, il software è in grado di inviare una notifica alla persona con cui il visitatore ha appuntamento, per avvisarla. Quando la visita sarà completata, l'ospite non dovrà fare altro che scansionare sotto il lettore ottico del kiosk il codice a barre (di solito un QR code) presente sul suo badge e, da quel momento in poi, non risulterà più in azienda. Non solo, il software, che fino a quel momento segnalava in tempo reale la presenza del visitatore, appena viene scansionato il codice a barre, ne storicizza i dati. In tal modo, sarà sempre possibile consultare lo storico delle entrate/uscite in azienda, delle visite, degli appuntamenti e, naturalmente, sarà possibile esportare i dati relativi ai visitatori in qualsiasi momento.

 
 
 

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Digitalizza anche il registro presenze dipendenti

 

Ma perché limitarsi a tenere traccia delle entrate e uscite dei visitatori in azienda?  Con un sistema di gestione dell'accoglienza è anche possibile digitalizzare e automatizzare il registro presenze dei dipendenti. Basterà dotare ogni lavoratore di un badge personale, dotato di un codice a barre 1D o 2D, da "passare" sotto il lettore ottico all'inizio e alla fine del turno. Questa non sembra affatto una novità, dal momento che tale procedura è prevista già in tantissime aziende. Peccato però che avvengano usando sistemi, ben più costosi, dedicati a quella singola applicazione e non alla registrazione dei visitatori in tempo reale. Attraverso un sistema per la gestione dell'accoglienza dei visitatori in azienda invece si possono assolvere numerose funzioni: 

 
  • Registrazione visitatori in azienda;
  • Registro presenze dipendenti;
  • Stampa badge e biglietti da visita;
  • Stampa documenti (ad esempio policy relative alla privacy o autocertificazioni relative al Covid).
 
 
 
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I vantaggi di un sistema automatico di registrazione visitatori in azienda

 

Da quanto detto finora si evince che dotarsi di un sistema digitale e automatizzato che sostituisca il registro visitatori in azienda sia nettamente meglio (e lo è senz'altro) ma è importante capirne i motivi; Ovvero quali sono gli effettivi vantaggi che si ottengono digitalizzando la procedura per l'accesso dei visitatori in azienda? Vediamo i principali:

 
  • Accoglienza professionale: quando il visitatore arriva in azienda si trova di fronte un sistema professionale, moderno ed elegante, per garantire (anche) la sua sicurezza e la sua privacy. Un effetto senza dubbio diverso rispetto a un registro presenze cartaceo;
  • Reception sempre attiva: la presenza di una persona alla reception è sempre utile e gradita ma le persone potranno registrarsi in totale autonomia, anche se la reception dovesse essere momentaneamente "scoperta";
  • Totale sicurezza: in ogni momento sarà possibile sapere chi è presente in azienda e, allo stesso modo, consultare (e esportare) lo storico delle entrate e delle uscite. Un aspetto fondamentale in caso di necessità (si pensi a evacuazioni o a necessità di tracciamento di contagi da Covid);
  • Totale privacy: solo l'amministratore (o gli amministratori) del sistema potrà consultare lo storico delle visite, non sarà più possibile che un visitatore veda chi è stato in quell'azienda (magari un concorrente) nei giorni precedenti;
  • Totale igiene: le uniche superfici che il visitatore toccherà per registrarsi saranno lo schermo del kiosk o la tastiera (entrambi facilmente sanificabili a ogni utilizzo) e il badge di carta o plastificato che sarà lui stesso a stampare (nessuno lo avrà toccato prima);
  • GDPR compliance: il pieno rispetto della necessità di tenere traccia delle presenze in azienda e, al contempo, di quella di garantire la riservatezza dei dati, rendono questi sistemi aderenti al GDPR;
  • Dati sempre disponibili: l'amministratore potrà accedere in ogni momento allo storico delle presenze ma anche esportarlo per creare dei backup su altri dispositivi o unità di archiviazione.
 
 
 
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